מדיניות פרטיות

מי אנחנו ופרטי התקשרות

בן עמי ע.ת.מ. הרצליה בע"מ, ח.פ. 513054114, בכתובת המנופים 11, הרצליה, היא מפעילת המערכת עבור מאפיית Natalicake ובעלת השליטה במאגר המידע המתואר במדיניות זו.

המערכת פועלת בכתובת https://monthly-invoice-scanner.vercel.app ומשמשת לניהול לקוחות עסקיים, לסריקה ולארגון של חבילות מסמכים חודשיות ולניהול גישת הצוות. לפניות בנושא פרטיות: shon@natalicake.com.

על מי המידע

המדיניות נוגעת לאנשי קשר ולנציגים של לקוחות עסקיים (ובהם עוסקים יחידים), לממלאי טפסים, למתעניינים ולעובדים המשתמשים במערכת.

כיום המערכת פנימית, ולקוחות אינם מתחברים אליה. מתוכננים טופס הצטרפות בקישור הזמנה פרטי ופורטל לקוחות; הם טרם נפתחו לשימוש, אופן הגישה אליהם יפורט כשייפתחו, ומדיניות זו תחול גם עליהם.

איזה מידע נאסף ומאין

המידע במערכת כולל, בהתאם לקשר ולשירות:

• פרטי העסק ואנשי הקשר: שם העסק, מספר ח.פ./ע.מ., כתובת, שמות מלאים, תפקידים, טלפונים ודוא"ל של אנשי קשר, כתובות דוא"ל לחיוב, מספר WhatsApp למשלוח העתקים, אמצעי ותנאי תשלום, הגדרות אישור הזמנות והערות.
• מסמכים לצורך תנאי אשראי: רק במסגרת בקשה לתנאי אשראי — מסמכים שהעסק בוחר להעלות, כגון תעודת התאגדות, אישור רישום עסק, אישור מורשי חתימה, צילום תעודת הזהות של החותמים וטופס תנאי אשראי חתום. צילום תעודת זהות משמש לאימות זהות מורשי החתימה בלבד, ופרטים שאינם נחוצים לכך ניתן להשחיר בו לפני ההעלאה.
• תיעוד הסכמה: מועד האישור, הערוץ שבו ניתן, גרסת הנוסח שאושרה, ושם ודוא"ל של מי שאישרו בשם העסק.
• מסמכים ופעילות: חבילות חודשיות של העתקי חשבוניות, קבלות ותעודות משלוח בקובצי PDF; יומן הודעות שנשלחו, הכולל כתובת נמען, נושא וסטטוס; ויומן פנימי המציין איזו רשומת לקוח שונתה ובידי איזה משתמש מהצוות.
• מתעניינים: שם, טלפון, WhatsApp, דוא"ל והערות.
• עובדים: שם פרטי ומשפחה, שם משתמש, טלפון, דוא"ל אישי, מצב העסקה ותאריכיה, תפקיד ומחלקה, אירועי כניסה מוצלחים וכושלים ותיעוד הפעולות במערכת.

המידע מוזן בידי צוות המאפייה במסגרת הקשר העסקי. בטופס המתוכנן הוא יימסר גם ישירות בידי מחזיקי קישור ההזמנה. שיוך ההגשה לעסק מסתמך על פרטי העסק ועל הצהרת מחזיקי הקישור שהם מוסמכים לפעול בשמו; זהותם אינה מאומתת. הטופס אינו אוסף כתובת IP.

חובה או רשות

אין חובה חוקית למסור לנו את המידע לצורך פתיחת חשבון לקוח; מסירתו תלויה ברצונכם ובהסכמתכם. שדות החובה מסומנים בטופס — בלעדיהם לא נוכל לפתוח את החשבון או לספק את השירות התלוי בהם. מסמכים לתנאי אשראי מתבקשים רק במסגרת בקשה לתנאי אשראי; בלעדיהם לא נוכל לבחון את הבקשה.

ניתן לחזור מההסכמה בכל עת בפנייה ל־shon@natalicake.com. חזרה מההסכמה תחול על עיבוד עתידי המבוסס על ההסכמה ועשויה למנוע את המשך השירות התלוי בו; מידע שחובה לשמור לפי דין יוסיף להישמר לצורך מילוי אותה חובה.

לגבי עובדים: מסירת פרטי הזיהוי והקשר לצורך פתיחת חשבון עובד במערכת תלויה בהסכמה ואינה חובה חוקית; ללא הפרטים הנחוצים לפתיחת החשבון ולניהול הגישה לא ניתן לפתוח חשבון עובד. פרטים נוספים שיידרשו לפי דיני העבודה והמס ייאספו במסגרת מסמכי ההעסקה, בליווי הודעה מתאימה בעת האיסוף.

למה אנחנו משתמשים במידע

המידע משמש לפתיחת חשבון הלקוח ולניהולו, לניהול הגדרות אישור ההזמנות, החיובים ותנאי האשראי, להכנת חבילות העתקים ולשליחתן, לקשר תפעולי, לתיעוד הסכמות, לשמירת רישומים הנדרשים בדין, לאבטחת המערכת ולמניעת שימוש לרעה, ולניהול הצוות וגישתו למערכת.

המערכת אינה מנפיקה חשבוניות מס; המקור מונפק במערכת הקופה. איננו שולחים הודעות שיווקיות ואיננו אוספים הסכמה לשיווק.

למי המידע נמסר

לצוות ניתנת גישה לפי התפקיד וההרשאות. חבילות המסמכים נשלחות בדוא"ל לנמענים שנמסרו לצורך הקשר העסקי, ולפי בחירת הלקוח גם ב־WhatsApp — משלוח כזה נעשה באמצעות שירות WhatsApp (Meta) בהתאם לתנאיו. ספקי השירות שלנו, ומדינת מושבם:

• Vercel (ארצות הברית): אירוח האתר ושרתי היישום.
• Supabase (מסד הנתונים מאוחסן בפרנקפורט, גרמניה — האיחוד האירופי): מסד הנתונים, שירות הכניסה ואחסון הקבצים, בתשתית Amazon Web Services.
• Resend (ארצות הברית): משלוח דוא"ל.
• Dropbox (ארצות הברית): אחסון בענן של עותקי גיבוי לייצואי מידע.

המידע נמסר לספקים אלה לצורך השירותים המפורטים לעיל, ועיבודו אצלם כפוף לתנאי השירות ולהסכמי עיבוד המידע החלים על ההתקשרות. מידע יימסר לרשויות מוסמכות כאשר הדין מחייב זאת, בהיקף הנדרש. איננו מוכרים מידע ואיננו משתפים אותו לצורכי שיווק של צדדים שלישיים.

העברה מחוץ לישראל

השימוש בספקים אלה כרוך באחסון ובעיבוד מידע מחוץ לישראל, בעיקר באיחוד האירופי ובארצות הברית. ההעברה נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א–2001: לספקים באיחוד האירופי, שבו חל דין המגן על מידע אישי, ולספקים מחוץ לו שהתחייבו לשמירת סודיות המידע ולאבטחתו בתנאי השירות שלהם, ובהסכמי עיבוד מידע ככל שאלה חלים על ההתקשרות.

עוגיות ואחסון מקומי

המערכת משתמשת בעוגיות תפעוליות בלבד: עוגיות שירות הכניסה (Supabase), הנחוצות לשמירת הכניסה לחשבון, ועוגיית העדפת השפה (NEXT_LOCALE).

אין כלי ניתוח שימוש, עוגיות פרסום או מעקב, או סקריפטים של צדדים שלישיים, ולכן לא מוצג באנר הסכמה לעוגיות.

במכשיר של בעלי המאפייה נשמרות בדפדפן גם טיוטות סריקה בתהליך, עד לשמירתן במערכת; מחיקת נתוני הדפדפן עלולה למחוק טיוטות שטרם נשמרו.

אבטחת מידע

הגישה מוגבלת לפי תפקיד. התעבורה בין הדפדפן למערכת מוצפנת (HTTPS), קובצי המסמכים נגישים באמצעות קישורים חתומים שתוקפם מוגבל בזמן, ופעולות מרכזיות נרשמות ביומן פעילות. ספקי התשתית עשויים לשמור יומני גישה טכניים (כגון כתובות IP) לצורכי אבטחה ותפעול, בהתאם למדיניות שלהם.

אמצעים אלה נועדו לצמצם גישה ושימוש בלתי מורשים. אין מערכת החסינה לחלוטין מתקלות או מאירועי אבטחה. על חשש לחשיפת מידע ניתן לדווח ל־shon@natalicake.com.

שמירת מידע ומחיקה

פרטי לקוחות נשמרים לאורך הקשר העסקי ולאחריו ככל שנדרש לפי דין. העברה לארכיון מסתירה לקוחות מהתצוגה הפעילה ואינה מוחקת את המידע.

רישומים ומסמכים חשבונאיים נשמרים לפחות שבע שנים מתום שנת המס שאליה הם נוגעים, או שש שנים ממועד הגשת הדוח לאותה שנה, לפי המאוחר, כנדרש בהוראות ניהול ספרים.

מסמכי אשראי וזהות נשמרים לתקופת הקשר העסקי ולתקופה הנדרשת לפי דין לאחריה. פרטי מתעניינים נשמרים כל עוד קיים עניין עסקי. מידע עובדים נשמר בתקופת ההעסקה ובתקופה הנדרשת בדין לאחריה. יומני פעילות וכניסה נשמרים לצורכי אבטחה ובקרה. עותקי גיבוי של ייצואי מידע נשמרים ב־Dropbox.

כיום אין במערכת מחיקה אוטומטית מתוזמנת של מידע; בקשות למחיקת מידע אישי מטופלות ידנית, כמפורט בסעיף "הזכויות שלכם".

הזכויות שלכם

לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א–1981, קיימת זכות לעיין במידע האישי המוחזק עליכם. אם המידע אינו נכון, שלם, ברור או מעודכן, ניתן לבקש את תיקונו או מחיקתו, בכפוף לדין. אין זו זכות כללית למחיקת כל מידע תקין לפי דרישה.

לפניות ניתן לכתוב ל־shon@natalicake.com בציון שם ופירוט הבקשה. לצורך הגנה על המידע ייתכן שיידרשו פרטי זיהוי או הרשאה מתאימים. בקשת עיון תיענה בתוך 30 ימים מקבלתה, כנדרש בתקנות. ניתן גם להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות (ppa@justice.gov.il, טלפון *3103).

עובדים

מידע העובדים ותיעוד הפעולות משמשים לניהול ההעסקה, ההרשאות ואבטחת המערכת במסגרת העבודה. עובדים רשאים לעיין במידע האישי עליהם בדרך שתוארה לעיל; זכות זו אינה מקנה גישה למידע אישי של עובדים אחרים.

קטינים

המערכת מיועדת לפעילות עסקית ואינה פונה לקטינים כלקוחות. עובד שטרם מלאו לו 18 עשוי לקבל חשבון עובד; פרטיו מעובדים לצורכי ההעסקה בלבד ובהתאם לדיני עבודת הנוער.

שינויים במדיניות

תאריך העדכון מופיע בראש העמוד. על שינויים מהותיים נודיע למשתמשים הרשומים זמן סביר מראש, בדוא"ל לכתובת הרשומה במערכת. פרסום שינוי במדיניות אינו מחליף הסכמה חדשה במקום שבו היא נדרשת לפי דין.

הנוסח העברי של מדיניות זו הוא הנוסח המחייב; תרגום או תקציר בשפה אחרת ניתנים לנוחות בלבד.